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Guía para agencias de viajes

Cómo pasar tu agencia de Excel a un sistema

Excel sirve para empezar. Cuando la agencia crece, se convierte en el problema. Esta guía explica cuándo dar el salto y cómo hacerlo sin detener las ventas.

Señales de que Excel ya no alcanza

  • Hay varias versiones del mismo archivo y nadie sabe cuál es la buena.
  • Para saber cuánto debe un cliente, alguien tiene que buscarlo.
  • Un pago se anotó dos veces, o ninguna.
  • El cierre de mes toma días.
  • El 606 y el 607 se arman a mano.

Si te reconoces en dos o más, el costo de seguir así ya es mayor que el del cambio.

1. Ordena lo que tienes

Antes de migrar, limpia. Una lista de clientes sin duplicados. Una de proveedores con su RNC. El catálogo de cuentas que usa tu contador.

Lo que esté claro hoy pasa limpio mañana.

2. Decide qué se migra

No todo tiene que pasar. Lo usual es cargar clientes, proveedores y cuentas contables, más las reservas abiertas y sus saldos pendientes.

Las reservas viejas y cerradas pueden quedarse en tu archivo histórico. Nadie las va a editar.

3. Elige una fecha de corte

Fija un día. Desde ese día, toda reserva nueva entra al sistema. Lo anterior se termina de cobrar con los saldos que migraste.

Conviene que coincida con el inicio de un mes. Así el cierre contable no queda partido entre dos herramientas.

4. Capacita por área

Ventas aprende a reservar y a cobrar. Contabilidad, a verificar pagos, facturar y cerrar el mes. Cada área ve solo lo suyo, y eso acorta el aprendizaje.

5. Compara poco tiempo

Durante una o dos semanas, revisa los saldos del sistema contra tu control anterior. Más tiempo duplica el trabajo y retrasa la confianza.

Cuando los números coinciden, el Excel se archiva.

Lo que conviene evitar

  • Cambiar de herramienta en plena temporada alta.
  • Migrar años de historial que nadie va a consultar.
  • Dejar que cada vendedor decida cómo registrar.

Cómo lo hacemos en OMSTA

  1. Conocemos tu agencia en una videollamada de 30 minutos.
  2. Preparamos tu instancia con tus cuentas, NCF, bancos, usuarios y logo.
  3. Cargamos tus datos: clientes, proveedores y cuentas. Acordamos cómo pasar lo abierto, y el alcance queda escrito en la cotización.
  4. Capacitamos a ventas y a contabilidad, con tutoriales dentro del sistema.
  5. Arrancas con respaldo diario y soporte directo por WhatsApp.

¿Aún no decides qué sistema elegir? Lee qué debe resolver un software para agencias de viajes en República Dominicana. ¿Ya lo tienes claro? Escríbenos por WhatsApp.